Kiire voi tulla kalliiksi

Kiire voi tulla kalliiksi

22.3.2021

Joulun alla Sanahelinää-blogissamme pohdittiin kiirettä ja sen vastakohtaa kielen näkökulmasta. Tässä kirjoituksessa puolestaan keskitytään kiireen taloudelliseen puoleen.

Liiketoiminnassa kiire voi parhaimmillaan tarkoittaa täyttä tilauskirjaa ja nousujohteista liikevaihtoa, mutta toisaalta kiire saattaa myös aivan huomaamatta kumuloida tarpeettomia kuluja. Yrityksen ydintoiminnan ollessa parhaassa vauhdissaan sekä työntekijät että yrittäjä itse ovat usein täysin työllistettyjä omien työtehtäviensä parissa. Erityisesti pienessä ja keskisuuressa yrityksessä työtehtävien kirjo on laaja, ja toisaalta vastaan voi tulla tehtäviä ja prosesseja, joita kaikki vuorollaan hoitavat oman toimensa ohessa ilman, että varsinaista tehtävästä vastaavaa henkilöä on nimetty. Pikkuhiljaa kokonaisuuden hallinta voi hämärtyä ja yhteisvastuullisesti hoidettavia asioita kertyä liikaa.

Kiireen kurimuksessa tehdyt päätökset ja hankinnat eivät aina ole harkittuja tai kilpailutettuja. Saattaa jopa käydä niin, että epähuomiossa tulee tilattua tavaraa, jota varastossa jo olikin tai palvelua, josta on jo olemassa sopimus toisen palveluntuottajan kanssa. Tavara- ja tarvikehankinnat voi tasata tulevissa tilauksissa, ja niiden hintojen vertailu on usein suhteellisen yksinkertaista. Keskenään kilpailevia palveluita sen sijaan voi olla vaikea vertailla asiaan erityisesti paneutumatta, ja aikaa paneutumiseen ei ehkä kiireen keskellä ole käytettävissä.

Yksittäisten virhehankintojen kustannukset eivät aina ole suuren suuret, mutta on muistettava, että kuukausimaksullisten palveluiden maksut juoksevat, vaikka palvelua ei käytettäisi ollenkaan. Kuukausien kuluessa pienestäkin turhasta kulusta kertyy huomaamatta suuri summa. Vaikka liikevaihto olisi kasvussa ja kulut kurissa, ei kai kukaan meistä halua maksaa tarpeettomista palveluista ja tuotteista?

Pysäyttämällä kiireen ja analysoimalla sekä yrityksen toimintatapoja että harkitsemattomia hankintoja voi löytää keinoja konkreettisiin säästöihin. Toimintatapojen virtaviivaistaminen voi vähentää kiirettä ja sitä kautta vapauttaa työaikaa yrityksen harkitumpaan hallinnointiin. Tulipalojen sammuttelun sijaan voidaan keskittyä olennaisiin toimintoihin ja ydintoiminnan kehittämiseen. Siinäpä tavoite, joka on kaikkien saavutettavissa määrätietoisella kiireen taltuttamisella.

Mitä sitten voisi tehdä toisin?

  • Analysoi kiireen aiheuttajia yhdessä oman henkilöstösi tai ulkopuolisen asiantuntijan kanssa
  • Mikä poistaisi turhaa kiirettä? Mitä voimme muuttaa? Esimerkiksi:
    • Työnjaon selkeyttäminen: omat työtehtävät, mahdolliset tuuraustehtävät, satunnaisten tehtävien vaatimat resurssit
    • Hallinnon toimintatavat: sähköisten palveluiden tarjoamat mahdollisuudet
    • Työvälineet: toimivat järjestelmät ja laitteistot
  • Ota uudet tavat ja työvälineet käyttöön – Muista viedä muutosprosessi maaliin saakka!
  • Uusien toimintatapojen toteutuminen ja työvälineiden käytön seuranta – Toimiiko kaikki suunnitellusti?

Me autamme sinua kartoittamaan ja kehittämään yrityksesi hallinnon prosesseja. Jotta oma henkilöstösi voi keskittyä uuden oppimiseen, tarjoamme myös konkreettisia apukäsiä muutosprosessien tuomaan tilapäiseen lisätyöhön. Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan juuri sinun yrityksesi kiireiden taltuttamisesta.