Kirjanpidon järjestäminen on jokaisen yrityksen lakisääteinen velvollisuus. Kirjanpito tuottaa kokonaiskuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja toimii verotuksen perusteena. Yrittäjän keskittyessä liikeideansa toteuttamiseen kirjanpito jääkin monissa yrityksissä tälle lain vaatimalle tasolle. Tositetalkoita, kuittisulkeisia ja muita arkisia kirjanpidon rutiineja kannattaa kuitenkin tarkastella ydinliiketoiminnan näkökulmasta, jotta kirjanpidon tuottamasta taloustiedosta olisi hyötyä myös liiketoiminnan suunnittelussa ja kehittämisessä.
Mitä haluat nähdä liiketoiminnan luvuista? Auttaisiko myynnin ja kustannusten yksityiskohtaisempi tarkastelu tunnistamaan toiminnan heikot ja vahvat osa-alueet? Mikä toiminnoista on kannattavin ja mikä heikoin? Tarvitaanko jossain korjausliikkeitä? Miten kannattavuutta voisi parantaa?
Lakisääteisesti yrityksen tulot jakautuvat kirjanpidossa myyntiin (liikevaihto), liiketoiminnan muihin tuottoihin ja rahoitustuottoihin, ja yritystoiminnan kulut puolestaan jaetaan useampiin eri ryhmiin kulujen luonteesta riippuen. Tämä on kirjanpidon pakollinen vähimmäisvaatimus, mutta lakisääteisten ryhmien sisällä tuloja ja menoja voi aina jaotella myös tarkemmin juuri sen oman liiketoiminnan tarpeiden mukaan.
Yksinkertaisimmillaan tarkempi talousseuranta voi tarkoittaa myyntien jakamista eri kirjanpidon tileille myydyn tuotteen tai palvelun perusteella ja vastaavasti ostojen jakamista tuotelajeittain omille tileilleen. Kirjanpidon tuloslaskelmaraportilta voi silloin nopeasti nähdä tuotot ja kulut yritykselle tarkoitusmukaisesti jaoteltuna.
Silloin kun taloustietoja halutaan seurata vaikkapa toiminnoittain tai toimipaikoittain, avataan seurannan yksiköt kustannuspaikoiksi (tai laskentakohteiksi, hankkeiksi, projekteiksi, työmaiksi tai miksi tahansa seurantatasoa halutaankaan kutsua). Arjen kirjanpitotyössä kaikille tuotoille ja kuluille merkitään kustannuspaikka, ja näin saadaan kustannuspaikkakohtaisesti tietoa talouden kehityssuunnasta ja toiminnan kannattavuudesta. Useimmissa kirjanpitojärjestelmissä kustannuspaikkaseuranta voidaan rakentaa myös hierarkkiseksi eli seurantataso voi jakautua alatasoihin ja alatasot edelleen vielä yksityiskohtaisemmalle tasolle.
Seurannan tarkkuutta ja tasoja suunnitellessa on tärkeää muistaa, että pitäydytään tasolla, jolla tarkkuus on riittävä. Mitä yksityiskohtaisemmalle tasolle seuranta viedään, sitä suurempi on virheiden mahdollisuus tuloja ja kuluja kohdistettaessa. Virheet kohdistuksissa puolestaan vesittävät seurannan hyötyjä. Riittävä tarkkuus vaihtelee tietenkin yrityksestä ja toiminnan laadusta riippuen, ja siksi yrityksessä onkin tärkeää valita juuri sitä omaa toimintaa parhaiten palveleva seurantatapa. Pohdinnan apuna kannattaa käyttää ulkopuolista asiantuntijaa – vaikkapa sitä oman yrityksen kirjanpitäjää.
Saat apua yritysarjen kehittämiseen myös meiltä. Ota meihin yhteyttä!